コンビニの年末調整、正しくできていますか？
（最終更新日：2019年10月21日）
年末調整とは？
年末調整とは、年末に給与支払者（事業主）が、給与受給者（従業員）の一年間の給与総額と所得税の額を計算し、その計算した額が毎月の源泉徴収額と一致しなければ、その差額を徴収または還付して精算する一連の手続きをいいます。
なぜ源泉徴収額（実績）と年税額が一致しないの？
差額が発生してしまうのは、異常なことではありません。
毎月の源泉徴収税額を正しく計算していたとしても、年間の所得税額とは、次の理由から一致しないのが普通です。
・毎月の源泉徴収税額は、年間を通してその額の月給が支払われた場合の税額であること。
・扶養親族の数などに変動があった場合に、遡って税額修正はしないこと。
・保険料控除などが考慮されていないこと。
ですから、一度でも給与から源泉徴収税額を天引きした従業員には、 精算すべき差額が発生すると考えてよいでしょう。
具体的にどうやって計算・精算するの？
毎月の給与支払に関する資料（賃金台帳など）から、源泉徴収簿という書類を作成して、税額表や一定の計算式を使って、年税額を計算します。
年末調整のやり方には、「給与年調」「賞与年調」「単独年調」などと呼ばれるさまざまな計算調整方法があり、また精算のやり方も「単独精算」や「給与反映」などさまざまな方法がありますので、その会社ごとの給与支払の実態に合った方法を選んで行うものです。
計算して精算したら、報告までして完了
広い意味での年末調整は、所得税を計算して従業員との精算が済めば終わり、ではありません。
従業員に対しては、精算額があってもなくても、全従業員に「源泉徴収票」を交付しなければなりません。
税務署に対しては、支払った給与などについて提出が必要な「法定調書」と、その集計をした「法定調書合計表」を提出しなければなりません。
また、退職した従業員の一部を除いて、ほぼすべての従業員の「給与支払報告書」を、それぞれの従業員が居住する市区町村に提出しなければなりません。
そもそも、どうして事業主が年末調整を行わないといけないの？
年末調整制度は、なかなかに複雑で、わかりにくいものです。
事業主、従業員、税務署、市区町村の四者が絡むため、個人の確定申告よりも複雑と言ってもよいかもしれません。
日頃から忙しい事業主に、このような義務を負わせることは過重な負担という考えもありますが、現在のところ、所得税法や地方税法で、給与支払者には源泉徴収やその報告の義務があると定められているため、これに従って年末調整は事業主が行わざるを得ない、というのが現状です。
やらなかったら、何か罰などを受ける？
所得税法の規定をみると、次のようになっています。（要約）
●年末調整や源泉徴収により、所得税を徴収しなかった場合や、源泉徴収票を交付しなかった場合
→１年以下の懲役又は50万円以下の罰金
●徴収した所得税を納付しなかった場合
→10年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金
また、地方税法の規定をみると、次のようになっています。（要約）
●給与支払報告書を提出しなかった場合
→１年以下の懲役又は50万円以下の罰金
実際には、特に悪質な場合を除いて、上のとおり起訴されるようなケースはほとんどないとおもわれますが、場合によっては厳しい罰があるということは、一応知っておくべきでしょう。
従業員に多大な迷惑がかかる場合も…
源泉所得税だけ納めていれば大丈夫、ではありません。
市区町村への給与支払報告書の提出を行っていなかった場合、給与の受給者である従業員やオーナー家族の専従者については、住民税や健康保険料が課されていないことがあります。
給与支払の未報告が発覚した時点で、過去５年分程度の給与が調査され、住民税と健康保険料がまとめて賦課、請求されることがあります。（原則は一括払いです。）
従業員や事業専従者の税負担の問題だけでなく、事業所としての信頼も失いかねませんので、しっかりと給与支払報告書の提出も行いましょう。
うちの店は所得税がかかる従業員もいないし、従業員も年末調整はいらないと言っているけど…？
年末調整は、かなり複雑な制度であるため、このような誤解をしている人が多いようです。
しかし年末調整は、従業員もオーナーも、やるかやらないかを自由に選べるものではありません。
扶養控除等申告書をオーナーに提出している人は、年末まで勤務していれば、ほぼ必ず年末調整の対象となりますし、扶養控除等申告書を提出していない人には、年末調整はおこないませんが、その場合は次のようにしなければならないので注意が必要です。
●「乙欄」で源泉徴収をしなければならない
扶養控除等申告書を提出しなかった従業員からは、それ以後は税額区分「乙欄」で源泉徴収を行うため、給与の額が少なくても、ほとんど必ず源泉所得税を天引きしなければならなくなります。
※扶養控除等申告書を提出した従業員からは税額区分「甲欄」での源泉徴収が認められますが、扶養控除等申告書を提出していない従業員からは、税額区分「乙欄」で源泉徴収を行わなければなりません。「乙欄」で徴収すべき税額を徴収していない場合は、給与支払者（オーナー）の徴収義務違反になります。コンビニFC本部の給与システムでは、特に設定しなければ初期設定「甲欄」になっている場合が多いので、注意してください。）
●従業員が自分で確定申告をしなければならない
扶養控除等申告書を提出しなかった年分からは、年末調整はおこなわれませんので、その従業員は自分で確定申告をしなければなりません。
※確定申告の義務は従業員自身にありますが、オーナーも「年末調整はしてないから、自分で確定申告してね」くらいの声をかけてあげるのが望ましいでしょう。
●交付や報告の義務は消えない
年末調整をしなかった従業員についても、本人への源泉徴収票の交付、事業所の所在地を管轄する税務署への報告、各従業員が居住する全市区町村への報告が必要であることに変わりはありません。
※税額区分を「乙欄」に変更し、年末調整計算がされていない状態での源泉徴収票や法定調書合計表、給与支払報告書を作成して交付・提出しなければなりません。乙欄適用者は、年間給与が50万円を超えると、税務署にも源泉徴収票を提出しなければならないので、注意が必要です。
以上のようなことを理解した上で、従業員が（２か所以上から給与をもらっているなどの理由で）扶養控除等申告書を提出せず、オーナーもこれに対応して、以後はしっかりと乙欄で源泉徴収をしているのならば問題ありませんが、そうでないのなら、従業員が不利益を被ったり、オーナーが何らかの義務違反を行っている可能性があるということです。
年末調整でよくある間違い
●年末調整は行っていないのに、ずっと「甲欄」で計算し、源泉所得税を徴収していない。
●年末調整を行っていないので、税務署や市区町村へも報告書を提出していない。
という間違いがよく見受けられます。
オーナーが、年末調整の意義や目的についてまで、従業員に説明して書類の提出を促す必要があるかどうかはわかりませんが、オーナーの義務として
●「扶養控除等申告書」の提出を受けた場合は年末調整を行うこと
●提出がなかった従業員については税額区分を「乙欄」に切り替えて源泉徴収を行うこと
●いずれにせよ税務署や市区町村への報告は怠らないこと
以上の三点をしっかりと行うことで、オーナーも不要なリスクを避けることができます。
そんなこと誰も教えてくれなかったけれど…
●コンビニオーナーの義務
年末調整は、給与の支払者、つまりはコンビニオーナーの義務です。
一部のチェーンでは、税額計算や差額調整のシステムまでありますが、年末調整はあくまで給与支払者（オーナー）の義務であるため、提出まで代行しているところはほとんどないようです。 （本部のサポート内容はフランチャイズによって大きく異なります。）
ただし、本部サポートを活用すれば、ある程度簡単に作業を進められることは確かですから、本部はどのようなサポートを行ってくれるのか、一度は確認してみるべきです。
●税務署の説明はわかりにくい
税務署のパンフレットは分厚くて難しい言葉も多く、隅から隅まで読んでも、一回や二回で理解するのは至難の業です。
また、税務署は毎年説明会を開催していますが、参加したことがある方ならご存知かと思いますが、びっくりするほどわかりにくく、何の役にも立たないと肩を落として帰ってくる人も多いようです。（理解できなくても、それが当り前ですの安心してください。）
また、税務署や役所に問い合わせても、それぞれの役所が提出してほしい書類についてはしっかり提出するようにいわれますが、手続き全体について説明してくれるところはあまりありません。
ほかのコンビニオーナーは皆、そんなことをやっているの？
オーナーの会合などで、他のオーナーにどの程度しっかりやっているか、聞いてみるのも良いでしょう。
本当に完璧にできている人は、実はごくわずかしかいないかもしれません。
当然ですが、税理士に依頼している場合は、比較的しっかりとされている場合が多いです。
ただし、税理士によってはオーナーには渡すけれど、最終的にハンコを押して提出するのはオーナー自身という場合も多いので、その場合はしっかり提出できているか、やはり最後は自分で確認してください。
また、税理士に依頼する場合、基本料＋人数で料金が決定される場合が多く、アルバイトスタッフが多いコンビニにとっては、割高に感じる場合も多いでしょう。
こういう点が、コンビニオーナーにとっての年末調整を、ハードルの高いものにしているのかもしれません。
結局は、よくわからないまま放置して、何年も何もしていないというオーナーもいるようです。
コンビニの場合、一定の計算や精算、書類の発行などができる本部システムがあるだけに、本部にまかせっきりになってしまい、それだけやっていれば大丈夫と思いこんでしまうことも問題かも知れません。
税務署や役所からは、指導や督促などの連絡がすぐに来る場合もあれば、何年も見過ごされる場合もありますが、そのままにしておくリスクは先に説明したとおりです。
普段から一生懸命働いてくれている従業員に、とつぜん多額の税負担を告知するのは、たとえそれが正当なものであったとしても心苦しいものですから、日頃から正確な手続きを心がけることが重要です。
簡単・正確に年末調整を済ませるためには専門家に任せましょう
日本コンビニオーナーズ会計では、コンビニオーナー様の年末調整計算や書類の提出をサポートする「年末調整サポート」をおこなっております。
料金は１店舗単位の定額制のため、パート・アルバイトスタッフが多いコンビニでは、人数制の料金設定よりも低価格になります。
自分で勉強をして、専門外の複雑な計算を行うよりも、結局はコストが少なくて済むのではないでしょうか？
また、複数店舗オーナー様にうれしい２店目以降半額サービスや、税務署等への提出に便利な宛名入り封筒などのサポートツールも充実しています。
年末調整について不安のあるオーナー様や、面倒なので任せたいというオーナー様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
ＦＣ本部の発行書類や、オーナー様の資料作成状況等に応じて、柔軟な対応が可能です。
法定調書等の追加作成が必要な場合には、提携パートナー税理士により対応させていただくか、各種書類作成システムを利用してオーナー様ご自身で作成していただく場合があります。
なお、年末調整サポートには、毎月の給与計算についての検証・訂正・指導等は含まれません。